Organiseer je werk met een bullet journal (review cursus Plan S)

Vorig jaar volgde ik bij Stephanie van Plan S al de cursus Start je eigen bullet journal. Sindsdien gebruik ik mijn bullet journal om al mijn privézaken bij te houden. Gaande van weekmenu’s tot lijstjes met de boeken die ik las en nog wil lezen. Professioneel gebruikte ik nog geen bullet journal, maar daar kwam sinds kort verandering in. Want ik volgde bij Stephanie recent ook de cursus organiseer je werk met een bullet journal. En geef jullie heel graag mee wat ik daar dan zoal uit leerde.

bullet journal

Bullet journal = mijn externe geheugen

Ergens vorig jaar begon het mij te dagen dat mijn systeem om dingen bij te houden niet echt goed werkte. Ik hield to do’s bij op post-its, via notities in Evernote, op losse papiertjes en zowel in mijn digitale als fysieke agenda. Mijn hoofd zat propvol en ik vergat ofwel dingen of verloor mijn losse papiertjes. Dus toen Stephanie haar cursus Start je eigen bullet journal digitaal aanbood was ik er als de kippen bij om hem te volgen.

En daar leerde ik heel wat uit. Sindsdien gebruik ik mijn bullet journal al voor alle privédingen. Zo hou ik er bijvoorbeeld weekmenu’s in bij. Ideeën voor mijn blog, freebies en nieuwsbrieven. Maar ook de boeken die ik al las en nog wil lezen. De cursussen die ik al volgde en nog wil volgen. Lijstjes met geschenkideeën. En zelfs per week een uitgebreide to do en trackers (onder andere voor mijn morning work-outs, mediteren en wandelen).

Dat systeem werkt voor mij uitstekend! Alleen, professioneel gezien gebruikte ik het nog niet. En ja, ook daar begon het schoentje de laatste paar weken serieus te wringen. Maar ik slaagde er niet in om zelf het systeem dat ik privé gebruik ook profesionneel te gaan toepassen.

Organiseer je werk met een bullet journal: de cursus

Gelukkig lanceerde Stephanie dit voorjaar haar Organiseer je werk met een bullet journal cursus ook digitaal. En aangezien ik wel wat hulp kon gebruiken schreef ik mij er voor in.

De cursus zelf kan je volgen via een digitaal leerplatform. Hij is opgebouwd in 5 grote blokken, gaande van een inleiding tot een FAQ. Door middel van video’s gidst Stephanie je doorheen de cursus. Je krijgt ook opdrachten om uit te voeren, zodat het geheel behapbaar wordt. Je krijgt ook mee hoe Stephanie haar werk organiseerde toen ze nog in loondienst werkte. En hoe zij dan bijvoorbeeld notities van meetings en de daaruit volgende to do’s bijhield.

bullet journal

Wat ik leerde uit de cursus

Voor ik de cursus volgde hield ik mijn to do’s op verschillende plaatsen bij. In een schrift, aan de hand van rode vlaggen in mijn mailbox, gemarkeerd als to do in mijn schrift met notities van vergaderingen en dan nog een paar in mijn Outlookagenda. Het zal je niet verbazen als ik zeg dat het overzicht vaak zoek was. En het voor mij vaak ook niet meer duidelijk was welke to do nu wel of niet dringend was.

Sinds ik de cursus volgde heb ik mijn aantal schriften gereduceerd tot 2. Eén om notities van meetings in bij te houden. En één voor mijn to do’s en trackers. Mijn schrift voor vergaderingen heb ik onverdeeld in grote blokken, zodat de notities van terugkerende vergaderingen bij elkaar zitten. Outlook en mijn outlookagenda gebruik ik intussen niet meer om to do’s in bij te houden. Mijn outlookagenda gebruik ik wel nog om tijdsblokken te markeren, aan de hand van de Cortanamails. Zodat ik wel een poosje rustig kan doorwerken 😉 .

Hoe ziet mijn werkbujo er nu uit?

Het is nog wat zoeken naar de ideale set-up voor mij, maar volgende onderdelen staan er alvast in:

  • Maandoverzicht waarin ik alle belangrijke werkafspraken noteer
  • Maand to do’s
  • Week to do’s
  • Lijstjes
  • Doelenoverzicht

Mijn maand to do’s haal ik uit het overzicht van projecten waar ik aan werk en geplande vergaderingen. Mijn week to do’s, die haal ik uit notities van vergaderingen, mailtjes en de to do lijst van de voorbije week. Door ze elke week te noteren, merk ik ook veel beter welke ik van week tot week meesleep. Wat er dan weer voor zorgt dat ik ze ofwel sneller ga aanpakken. Of me er vragen bij stel of ze echt wel nog nodig zijn.

Ik heb er ook al een aantal lijstjes in gemaakt. Onder meer eentje met de skills die ik nog wil leren/bijschaven. En eentje met interessante boeken en webinars die ik voor het werk wil lezen en volgen. Om ook een beter overzicht te krijgen op mijn doelen voor dit jaar, heb ik ook die toegevoegd. Net als een kwartaalplanning waarbij ik dan genoteerd heb op welke doelen en KPI’s ik dat kwartaal precies wil werken.

Wat ik in de toekomst nog wil toevoegen

Aangezien ik één van de eerste was om in te schrijven kreeg ik als bonus ook nog 30 minuten bullet journal coaching van Stephanie. En daar heb ik heel wat aan gehad. Niet alleen kon ik mijn vragen stellen (zoals hoe zij haar bujo optimaal combineert met haar SuccesPlanner), ik kreeg ook nog heel wat tips om mijn recurrent tasks beter te gaan opvolgen. En wat ik kan doen om niet de hele dag bezig te zijn met het noteren van binnenkomende to do’s in mijn bujo.

Omdat ik hier graag nog wat verder met wil experimenteren schakel ik voorlopig nog niet over op één van die Leuchturm notitieboekjes die hier liggen te wachten. Ik ga sowieso nog even wachten tot ik de ideale template heb gevonden voor mijn wekelijks/tweewekelijks/maandelijks terugkerende to do’s.

En anderzijds wil ik ook graag wat gaan experimenteren met een aantal trackers. Onder meer eentje waarbij ik mijn energieniveau ga bijhouden. Zodat ik hopelijk niet meer na de eerste dagen doodmoe ben. Verder wil ik ook graag starten met week reviews, een ideaal weekschema toevoegen en ook terug een poosje mijn tijd bijhouden via een time tracker.

Eenmaal ik voor al die dingen een goeie set-up heb gevonden, schakel ik over naar een Leuchturm schrift. Want die blijven hier toch wel een grote favoriet zijn.

Gebruik jij al een bullet journal voor het werk? Hoe organiseer jij je werk?

12 Comments

  1. Annelies 27/04/2021 at 19:42

    Ik snap zelf niet altijd goed hoe ik het op het werk gemanaged krijg, maar een combinatie van plannen via Google Calender en een inbox zero principe lijkt het te doen. Aangevuld met evernote voor losse vuilbaknotities en regelmatig even een papier to do lijstje om te braindumpen. Ik vind zo’n bullet journal systeem voor het werk wel interessant, maar ik heb zo’n variabele job qua planning en meetings dat dat misschien ook te veel constant overzetten zou zijn. Fijn om te lezen dat het voor jou werkt.

    1. Evi 28/04/2021 at 15:56

      Het is wat zoeken in het begin, maar als je een systeem hebt dat voor jou werkt dan zou ik je aanraden om daar bij te blijven 🙂

      Hier valt het qua variabele meetings goed mee. Het zijn vooral de onverwachte taken die er telkens tussen komen die voor heel wat onrust zorgden. En daar helpt mijn bujo wel goed bij 🙂

  2. Véronique_bijengezoem 28/04/2021 at 16:46

    Voor het werk heb ik ook last om zelfs in 1 schrift alles terug te vinden, maar een inhoudstafel vooraan zoals bij een bullet journal schiet me ineens te binnen. De moeite om eens te overwegen voor het werk, privé gebruik ik het al jaren.

    1. Evi 29/04/2021 at 16:52

      Zeker en vast eens proberen! 🙂

  3. Hilde 01/05/2021 at 13:00

    Ik heb nu intussen al enkele BuJo’s versleten. Bij mij werkt het met periodes. Momenteel gebruik ik deze vooral om m’n ‘moOImenten’ in te noteren. Daarnaast is het vooral een ‘creative journal’ waarin ik m’n creatieve ei kwijt kan.

    1. Evi 03/05/2021 at 15:39

      Oh daar ben ik dus stiekem nog altijd wat jaloers op, op mensen die hem echt als creative journal kunnen gebruiken.

  4. Katrien 03/05/2021 at 06:13

    Ik heb al een aantal systemen gehad, omdat ik vind dat het heel afhankelijk is van de job die je doet. Nu heb ik to do-lijstjes per dag. In mijn vorige job had ik een lange to do-lijst met mini-checklists in. Per project had ik toen een stappenplan dat ik moest afwerken. Nu heb ik veel meer vrijheid in mijn job en kan ik dat zelf bepalen. Al merk ik wel dat ik graag werk en privé naast elkaar staan heb elke dag, anders vergeet ik sowieso dingen te doen op een dag.

    1. Evi 03/05/2021 at 15:42

      Ik volg je hoor, dat het afhankelijk is van job tot job. Doordat ik zo veel verschillende projecten heb lopen en dan ook nog eens heel wat kleine versnipperde andere to do’s werkt het hier voorlopig goed. En fijn zeg dat jij dat kan, privé en werk naast elkaar zetten. Hier zorgde dat er te veel voor dat ik na de werkuren nog te veel werkdingen deed. Dus sindsdien hou ik die twee gescheiden in 2 aparte bujo’s 🙂

  5. zwartraafje 03/05/2021 at 17:06

    Geen werk hier maar ik ben wel al enkele jaren fan van bullet journals. Mij helpt het ondermeer om herinneringen te koesteren (én mijn slechte geheugen te ondersteunen op dat vlak) maar ook om te voorkomen dat ik te vaak dezelfde maaltijden bereid vermits ik er een maandmenu in noteer. Verder staat er ook een agenda in, een overzicht van wat er op de blog verscheen, de boeken die ik las, de zaken die ik knutselde/cadeau gaf of verstuurde per post en een pagina met ontvangen post, nieuwe aanwinsten en cadeautjes. Afsluiten doe ik steeds door terug te blikken en wat gebeurtenissen en anekdotes neer te pennen. Het is dus zo’n beetje mijn harde schijf maar dan in een geschreven versie.

    1. Evi 17/05/2021 at 11:36

      🙂 In mijn privé bujo werk ik met een weekmenu en noteer ik ook de boeken die ik gelezen heb. Heel fijn zeg, dat jij ook zo goed gebruik kan maken van een bujo!

  6. Zo simpel is dan geluk 15/05/2021 at 19:25

    Fijn dat je deze manier van plannen nu ook voor je werk kan gebruiken.
    Op mijn werk is het denk ik niet echt heel toepasbaar, maar ook niet echt nodig.

    1. Evi 17/05/2021 at 11:44

      Ben er ook heel blij mee 🙂 En idd het hangt wat af van werk tot werk he, of je hier gebruik kan van maken of niet.

Leave a Reply